SHADOWING E REVISIONE AZIENDALE. COSA HANNO IN COMUNE?

Shadowing e revisione processi – cosa hanno in comune?

Shadowing è la pratica di fare l’ombra di qualcuno a livello professionale in modo da apprendere come si lavora prendendone esempio.

Parlando di Mentoring (attività che ho svolto e svolgo tutt’ora) e di Shadowing con una persona,  mi è venuto in mente che esiste in azienda una  sorta di shadowing anomalo:  il revisore di processo! Lavoro che ho avuto il piacere di fare per  11 anni …

Ti descrivo le caratteristiche del lavoro di revisione di modo che tu possa valutarlo per te stesso.

La revisione aziendale (operativa di processo) è stato il primo lavoro che ho svolto, grazie al quale sono cresciuta professionalmente,  e che ha sicuramente “segnato” in positivo  l’approccio che ho adottato anche in ruoli  successivi, per quanto riguarda il metodo da utilizzare e l’ordine con cui organizzare il lavoro.

Un revisore operativo/di processo, affianca molte persone nella descrizione e comprensione della loro quotidianità, per capire:

• come sono disegnati/pensati/concepiti i processi o come concepirne il disegno/implementazione ex novo attennendosi a dei principi ben precisi sui sistemi di controllo interno (conoscenze che personalmente ho appreso con apposito Master Post Laurea)
• come sono gestiti in concreto rispetto ad un loro funzionamento desiderato che supporti gli obiettivi strategici,
• e poter poi emettere un report di sintesi sulla “bontà gestionale” e annesso piano di azione per sanare eventuali debolezze di efficacia/efficienza rilevate (destinato al top management, con annessa capacità di saper sintetizzare tutto quanto analizzato ed usare il “tone of voice” opportuno).

Nella mia esperienza dispongo di almeno un centinaio di “racconti” fra processi di business e staff per affiancare ed osservare chi faceva determinati lavori e capire come li svolgeva. In revisione il termine sarebbe più un workthrought test.

In realtà, dato che uno stesso processo, come revisore, è analizzato da più punti di vista (dal punto di vista manageriale, da quello impiegatizio, da quello del top management/strategico) ho all’attivo 300 punti di vista in 11 anni su circa 100 processi.

Anche se appunto la finalità principale di questo tipo di attività è diversa da quella dello shadowing in senso stretto, essendo  una spugna (sono pur sempre nata in zona mare), è stata per me una occasionedi apprendimento con cui ho sviluppato molte sensibilità che a mio avviso connotano molto meno invece, esperienze lavorative esperite a silos verticale, sempre e solo su una specifica competenza.

Fare il revisore significa assorbire e acquisire sensibilità su:

1. i campi della conoscenza di tutti i processi che revisioni
2. quali ne sono le peculiarità e logiche di fondo
3. gli stili di leadership con cui ogni middle/top manager interpreta il suo ruolo
4. modalità operative differenti con cui le strategie aziendali possono essere calate e tradotte sulle singole aree di business/funzioni/processi
5. know how tecnico strategico per specifiche aree
6. normativa principale di riferimento
7. Individuazione ed analisi dei rischi
8. Come trasferire buone pratiche gestionali su altri processi che ancora le usano
9. Come fare ordine e risparmiare tempo e applicando un metodo
10. Modalità di comunicative diverse in modo da essere efficace con persone totalmente diverse, ossia modulare le modalità di rapportarsi in funzione dell’interlocutore,
11. spirito di osservazione descrittivo anzichè giudicante, e successivamente capacità di approfondire quanto osservato per risalire alle cause dei problemi
12. sviluppo delle capacità di analisi e sintesi

Lo sguardo poi della revisione è uno sguardo privilegiato perché è un osservatore super partes, pur essendo interno all’azienda, dato che per fare il suo lavoro parte dal contatto con la visione strategica dell’azienda.

Il lavoro del revisore parte da quella, si incerniera su quella, e prosegue avanti.

Se lavori in una grande azienda è un lavoro che consiglierei a chi è particolarmente curioso, ama le relazioni col prossimo e variare spesso la materia oggetto di conoscenza, perché abilita secondo me anche ruoli in altre aree funzionali (in aziende particolarmente illuminate dove la  verticalizzazione delle competenze non ha sempre la meglio).

Ci sono persone che magari pur lavorando da anni mantengono una visione più operativa e verticale dell’azienda mancando le occasioni concrete per uscire dal proprio comparto di origine.

La mia interpretazione del ruolo di revisore mi ha permesso negli anni di sviluppare una modo di guardare alla gestione molto trasversale, di identificare tutte le connessioni nella logica cliente/fornitore interno che poi mi sono portata come metodo strutturato anche per interpretare i ruoli manageriali successivi.

L’effetto meno positivo, è stato invece quello di rendermi più insofferente a onor del vero verso i modi di lavorare molto auto-referenziali e centrati solo sulla propria parte – perdendo di vista le connessioni con tutto ciò che sta a monte e valle delle mansioni che ciascuno svolge.

Ho trasformo questa insofferenza mettendomi a produrre per professione  ? domande come business coach in modo seriale per ampliare il modo di guardare alle cose anche a chi, avendo mansioni molto verticali, pecca in tal senso, proprio per migliorare la vita organizzativa.

Non  nascondo che l’idea di lavorare col sorriso trova anche qui la sua origine: innestare semi di cambiamento nella mentalità di spingitori professionali di problemi (per parafrasare Guzzanti) trasformandoli in spingitori di soluzioni.

Come dire, meno ce ne sono in circolazione, più vivo meglio anche io, molto egoisticamente.

So che soprattutto nelle PMI non è pensabile dotarsi di una struttura di revisione, ma l’approccio è mutuabile su scala ridotta.

Progettare degli affiancamenti ragionati fra alcune persone per agevolare l’integrazione  organizzativa oltre ad aumentare l’efficacia, aumenta la collaborazione fra persone e riporta quella dimensione di umanità legata all’aumento delle zona di accordo e collaborazione che aumenta di conseguenza anche la produttività, grazie alle sinergie.

O sbaglio?? Che ne pensi?

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Federica